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1. 一分鐘簡報,讓你溝通暢行無阻

無論簡報的時間長度是十五分鐘或三十分鐘,「練習」時請集中在一分鐘內報完。

... 就讓我們活用這個技巧,做出精簡有力的簡報吧。

在今天看見明天×一分鐘簡報,讓你溝通暢行無阻競爭力直升機名人專欄2013-10-2310:56+A-A加入收藏無論簡報的時間長度是十五分鐘或三十分鐘,「練習」時請集中在一分鐘內報完。

如此一來,就能逐漸把「壓縮資訊」所必備的三種能力學起來了。

這三種能力包括「取捨能力」、「作文能力」與「關鍵字能力」。

各位在做簡報時,大約需時多久呢?十五至三十分鐘嗎?假使被要求:「請在一分鐘內,簡述這場三十分鐘簡報的精華部分。

」大家的反應通常不出下述兩種:①「重點有很多耶,一分鐘可能講不完……」②「好的!最大的重點就是○○的部分,原因是▲▲……」你的反應是哪一種呢?哪一種反應的人是擅於簡報的呢?要在一分鐘內完成簡報,首重做到「壓縮資訊」!答案是②。

因為這些人腦子裡很清楚「該說的事,要說的事」為何。

換句話說,這些人「壓縮資訊」的能力非常強。

要提升簡報能力,首先必須學會「壓縮資訊」。

這是個資訊爆炸的時代,有些人的簡報也由於塞滿過多的資訊而拖得又臭又長,改善重點就是把資訊「整理過後簡短陳述」。

譬如一支六十秒的廣告,感覺起來時間滿長的吧?但仔細想想,那「只是一分鐘」,不過是把資訊巧妙地「壓縮」進一分鐘裡,達到完整傳達訊息的效果罷了。

比起「挑出該說的事」,更要緊的是「捨棄想說的事」。

就讓我們活用這個技巧,做出精簡有力的簡報吧。

 反覆「練習」,才能成為簡報達人!我相信很多人都希望成為簡報高手。

但是平日應該少有人會主動練習簡報。

在此我要呼籲大家,請多多針對一分鐘簡報法做「練習」。

無論簡報的時間長度是十五分鐘或三十分鐘,「練習」時請集中在一分鐘內報完。

如此一來,就能逐漸把「壓縮資訊」所必備的三種能力學起來了。

這三種能力包括「取捨能力」、「作文能力」與「關鍵字能力」。

畢竟一分鐘之內不可能講太多話,一些非必要的事無法一一交代,於是在時間有限之下進行練習,便能習得下述的技術:從試圖交代的龐大資訊當中,嚴選出非說不可的重點。

(學到取捨能力)即便面對長時間的簡報,也能事先整理出簡明扼要、清楚易懂的一分鐘講稿。

(學到作文能力)深刻理解到,越是短時間的簡報,越需要搬出關鍵字好讓聽者留下深刻印象。

(學到關鍵字能力)總之請先試試看吧,大聲宣告:「我要把自己想說的話都控制在一分鐘之內!」隨時意識到這一點,正是成為簡報達人的第一步。

練習」六次!就我的經驗,簡報的事前練習至少要進行六次。

一如我在研習課程上所要求的,任何人只要經過六次反覆練習,都能夠得到大幅的進步。

此外,這「六次練習」請採取實際面對聽者的模擬狀態。

可能的話,請召集五~六名同伴為一組共同進行練習,並將每一名簡報者的狀況錄影下來,等所有人報告完一輪之後,大家一起檢視影片,彼此回饋各人的表現有何優點或需要改進之處。

在簡報時很重要的一點是,要能夠站在「主觀說話的自己」和「客觀檢視的自己」兩個立場做思考。

也就是說,一邊簡報還必須一邊分身成兩個自己;一個是留意著抑揚頓挫說著話的自己,一個是觀察聽者的反應,好準備接下來敘述內容的自己。

不過,你可能覺得如此高難度的技術根本不可能學得來吧?其實,人們只要經過練習,就能夠下意識地同時間做兩件以上的事。

譬如學開車,你剛開始一定覺得又要眼觀四面八方注意安全,又要掌控方向盤,又要腳踩煞車或油門,根本不可能同時顧到,但其實只要經過多次練習就能順利上手。

又好比電腦盲打輸入時,也是經過練習,便能自然地讓腦子一邊思考,左右手一邊按下不同的按鍵。

只要練習就能進步,一心多用也會逐漸化為「理所當然的感知」,而套用在簡報上也是同樣的道理。

 一開始看到練習影片中的自己,可能會覺得很丟人,但反覆幾次下來,就能逐漸察覺自己簡報時的缺點了。

此外,同樣的練習程序做了六次,之後正式上場時,便能夠一邊簡報一邊抽離出「客觀檢視的自己」。

如此一來就搞定了,你不但能夠感受簡報現場的氣氛,還能悠哉地留意到聽者的表情。

沒錯,重點就是這股「游刃有餘的心情」。

任何場合,只要不慌不忙地面對,等於朝成功又邁進了一步。


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怎麼也想不到,長大後需要上台簡報,同樣的情形竟然發生在自己身上,這難道是所謂的「因果循環、報應不爽?」好險事實並非如此。

聽眾會忍不住走神,主要是因為簡報者沒有妥善分配聽眾的「專注力」。

從醫學的角度來看,人類通常只能專注40至50分鐘,而且每15分鐘會走神一次。

所以只要講者好好規劃簡報節奏,就能讓簡報高潮不斷,聽眾聽的津津有味。

牛津大學教育學研究所將其如何教導老師把課上的好玩的方法公開,以30分鐘的對話為例,制定簡報9步驟:事前準備Step1目的:決定說話的「目的=目的地」大家都有被推銷的經驗,最擔心的就是那種一開始跟妳談天說地,但你明明知道他的下一步要幹嘛,可是就是不知道什麼時候要出招。

那種煎熬,體驗過的人都懂。

簡報也一樣,事先就要想好交談主旨,最好一句話就能解釋,如「我想加薪」。

Step2理解:認識說話對象想好交談主旨後,你得依照對象,像是主管、下屬,或是客戶,調整說話方式。

要站在對方的立場,儘可能做好事前的預測。

Step3方法:選擇配合對方程度的說話方式有的人習慣說話夾雜一些英文、有的主管喜歡「聽」部屬說話、有些主管喜歡「看」實際資料。

為了讓對方理解自己說話的目的,事前必須選擇和準備好最佳的表達方式。

上半場十五分鐘:實際傳達主題Step1傳達主題:提出目的與所需時間(限時:1分鐘)在一開始說話就明確提出想傳達的主題,像是「接下來想談談關於OOO的事。

(我想談談關於加薪的事...);此外,再開始表達前先告訴對方預計會花多少時間,能使對方靜下心來,仔細聆聽。

最好具體一點,可以以五分鐘為一個單位。

Step2整體要點:提出明確重點(限時:2分鐘)蘋果電腦創辦人賈伯斯演說就常先舉出三個重點,再分別延伸說明。

事實上,根據心理學研究,將談話主軸鋪陳為三點是最有利的作法,一般人也比較容易記住,你可以以「關於OOO,我整理為以下三點」最開場白。

Step3說明主題:看到說話的終點,就能掌握整體路徑(限時:12分鐘)這是表達最重要的一部分,你得將想傳達的內容依照「結論、原因、具體範例」的順序說出。

舉例來說,就是「從結論來說,就是OOO;之所以會這樣認為,是因為XXX;具體來說,像000那樣的例子。

按照這樣的順序,按部就班說明。

下半場十五分鐘:確認說話內容Step1整理重點.休息(限時:5分鐘)還記得之前提到,人的專注力每15分鐘就會中斷一次嗎?上半場15分鐘結束後,你可以先停頓一下,像請大家喝口水,或開個玩笑。

休息過後再對之前15分鐘說的內容做個簡單的總結,像是「綜合以上所說,就是OOO。

」Step2確認(限時:7分鐘)講者怎麼樣能確認自己表現如何呢,觀眾又吸收了多少?在這個階段,就請聽眾問問題或發言吧。

藉此確認對方已經聽懂哪些部分,還有哪些是不清楚的。

如果對方不擅長主動發言



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」或是「你應該每講兩分鐘就配一張投影片。

」如果每一場簡報都一樣,那麼,上述答案就成立。

但既然每場簡報都不同,關於一場簡報需要多少張投影片這個問題,就不是很恰當。

重點是你想在這場簡報中達成什麼?以及有沒有最佳策略可以幫助實現這個目標?一旦策略清楚,你才開始需要擔心投影片的數量問題。

我用一些例子來說明。

最近,我完成一個一整天的企業組織研討會,你覺得在這場簡報中,我需要多少張投影片?只有兩張。

在解釋過每個關鍵點後,每個參與的成員都要進行討論,並且想出他們自己的解決方案。

以下是我的兩張投影片:廣告在另一場研討會中,我訓練學員練習進行簡報。

我要求把我以下準備的11張投影片當作簡報內容,並且要在三分鐘內說完。

他們都做到了──而且非常喜歡這個體驗。

這兩個例子告訴我們什麼?在第一個訓練企業組織的例子中,我的聽眾需要了解如何建立一個好的團隊,他們不需要「資訊」,他們需要「技巧」;技巧需要練習,而練習需要時間。

第二個「在時間內完成簡報」的例子,底下聽眾需要的是「資訊」,而不是技巧的建立,所以簡報者必須很有效率地提供聽眾簡單、清楚且重要的訊息。

永遠都是簡報目的決定投影片張數的多寡,當你有疑慮的時候,想一下,「少即是多」就對了。

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